Olavsfestdagene 2008 - årsaker til underskuddet
Trondheim kommunerevisjon har gjennomgått Olavsfestdagene i forbindelse med underskuddet på 6,8 millioner. Rapporten er nå klar.

”Rapporten redegjør for hvordan ufullstendig planlegging og budsjettering av kostnader og for optimistisk budsjettering av inntektene til slutt endte i et stort og beklagelig underskudd for Olavsfestdagene 2008”, heter det i en pressemelding om rapporten som er utarbeidet i perioden oktober – desember 2008.

Undersøkelsen har hatt som mål å kartlegge hvilke arrangementsmessige faktorer bidro til årets underskudd, hva som sviktet i økonomistyringen for 2008 og hva som sviktet i ledelsen av festivalen for 2008.

Undersøkelsen er basert på tilgjengelige dokumenter og sakspapirer fra stiftelsen, styrepapirer for perioden 2007 og 2008, inngåtte kontrakter for 2008, budsjett- og regnskapstall og intervjuer.

Olavsfestdagenes styre vurderer rapporten som god og grundig, i denne pressemeldingen:

”Styret mener den framlagte rapporten gir en god beskrivelse av situasjonen for Olavsfestdagene. Rapporten gir også etter styrets oppfatning en god og grundig redegjørelse
for hvorfor underskuddet for årets festival ble på 6,9 millioner kroner.

Styret i Olavsfestdagene 2008 har de formelle og overordna ansvaret for årets Olavsfestdager, og har derfor det formelle ansvaret for årets underskudd. Styret beklager at resultatet ble slik, og beklager de konsekvensene det har hatt for leverandører til Olavsfestdagene og våre samarbeidspartnere. Styret er svært tilfreds med den akkordløsningen som er på plass, som gjør det mulig å satse for fullt mot nye flotte Olavsfestdager i 2009.

Rapporten redegjør for hvordan ufullstendig planlegging og budsjettering av kostnader og for optimistisk budsjettering av inntektene til slutt endte i et stort og beklagelig underskudd for
Olavsfestdagene 2008.

Å arrangere festivaler er krevende, kravet til kompetanse både på kunstnerisk innhold, økonomi og ledelse er stort. Styret ønsker å understreke at det er mange dyktige personer som
har bidratt til at Olavsfestdagene 2008 ble en fantastisk opplevelse for publikum. Årets Olavsfestdager var langvarig, som knutepunktfestival er det store forventninger til innhold.
Skifte av administrativ ledelse ved årsskiftet 2007/08 gjorde at festivalledelsen var i en sårbar situasjon kompetansemessig. Styret erkjenner å ikke ha kvalitetssikret godt nok at kompetanse knyttet til styring, økonomi og koordinert ledelse av Olavsfestdagene var tilstrekkelig. Styret erkjenner også at en i den kritiske situasjonen med skifte av administrativ ledelse burde har sørget for å endre tidligere praksis og sørget for tydeligere styringssignaler gjennom styrevedtak, større skriftlighet i styrets beslutninger og sterkere formalisering av
organisasjonen.

Den framlagte revisjonsrapporten gir et presist bilde av hva som gikk galt, hva som er kritiske risikoer ved arrangementet og den peker på klare forbedringspunket når det gjelder behovet for gode styringssystemer, kontrollrutiner og generell ledelse. Rapporten er derfor et svært viktig og godt dokument for det nye styret og ledelse med tanke på det arbeidet som må gjøres forut for Olavsfestdagene 2009.

Styret tar rapporten til etterretning”.

Det er Olavsfestdagene som melder dette. Rapporten kan leses i sin helhet her.